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UFRJ tem novo sistema de gestão administrativa

Tecnologia permitirá maior eficiência na gestão de processos, licitações e dos mais de 600 mil itens que integram o patrimônio da universidade.

Por Guinevere Gaspari e Jean Souza 

A Reitoria da UFRJ apresentou a decanos e diretores, no dia 4/8, um novo sistema de gestão administrativa, que permitirá a melhor organização de diversos processos na universidade. A professora Aracéli Ferreira, pró-reitora de Gestão e Governança, junto a sua equipe, explicou o funcionamento do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) durante a plenária mensal dos gestores da UFRJ.

A tecnologia foi importada da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) e apresenta facilidades para a gestão de toda a universidade. Com o seu uso, as demandas de almoxarifado, patrimônio e área administrativa, como orçamentos e requisições diversas, serão informatizadas, garantindo agilidade e transparência.

Aracéli informou que o novo sistema tem função de gerenciamento de compras, boletins de serviço, faturas, convênios e obras. Das outras funcionalidades oferecidas pelo programa, foi apontada a ligação direta com o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (Siafi), que realiza processamento, controle e execução financeira, patrimonial e contábil de instituições. As operações continuarão sendo feitas pelo Siafi, pois a atualização entre os dois sistemas ocorrerá automaticamente.

Através do Sipac, o gestor poderá utilizar relatórios pré-moldados e ferramentas de busca aprimoradas, baseadas em filtros. O sistema é dividido em módulos, entre eles o de compras, que permite o cadastramento de itens adquiridos e o controle de licitações. Já o de contratos compreende as atividades relacionadas aos acordos que são celebrados com prestadores de serviços e de materiais, assim como possibilita a consulta de detalhes contratuais.

Para o reitor, Carlos Levi, “é fundamental que todos comecem a interagir com o sistema e tenham o compromisso de usá-lo, para que assim possamos usufruir de todas as suas funcionalidades”.

O Instituto de Psiquiatria (Ipub) da UFRJ foi a primeira unidade, além da PR-6, a adotar o sistema, em uma fase de testes. O sistema, já em operação, agora poderá ser utilizado pelas outras unidades.

De acordo com Aracéli, a UFRJ possui mais de 600 mil itens de patrimônio, e a administração destes bens, com esse novo sistema, será muito mais segura.

PR-6 oferece treinamento a servidores

Aracéli afirmou que o atual sistema utilizado pela UFRJ está defasado, apresentando problemas de lentidão, e reconheceu o esforço dos servidores da PR-6 no trabalho de modernização. “Temos uma equipe extremamente eficiente, que fez com que fosse possível avançar”, disse.

Ela ainda contou que o trabalho de migração para o Sipac ocorreu de forma silenciosa: todo patrimônio da universidade já está catalogado no sistema, que passa agora por seus ajustes finais e tem indicativo para começar a ser usado até dezembro.
Durante a reunião, a pró-reitora solicitou aos diretores de unidades que se inscrevessem para treinamentos oferecidos pela PR-6, para que cada gestor passe a utilizar o sistema. 

No dia 22/8, serão oferecidas instruções para os módulos de almoxarifado e contratos. Posteriormente, serão oferecidos os de faturas, liquidação de despesas, auditoria e controle interno, projetos e convênios, compra de material informacional, bibliotecas, transportes, restaurantes universitários e bolsas.

Até o início desta semana, representantes de seis unidades já haviam solicitado inscrição para o primeiro treinamento: Faculdade de Medicina, Pró-reitoria de Extensão, Instituto de Doenças do Tórax, Prefeitura Universitária, Escritório Técnico da Universidade e Coppead.

Integração com o Siafi prevista para final de agosto

De acordo com Aracéli, até o final do mês será feita a integração entre o Sipac e o Siafi. Ela pede que as unidades administrativas da UFRJ fiquem atentas, pois durante o processo, o acesso ao sistema do governo ficará indisponível. A PR-6 divulgará informe com o cronograma de ações.